آموزش نرم افزار سنگبری >فاکتور های ورود و خروج >فاکتور های سنگ

آموزش فاکتور خرید سنگ

با انتخاب این قسمت وارد بخش مدیریت فاکتورهای خرید سنگ میشویم .لیست فاکتورهای خریدی که قبلا زده ایم نمایش داده میشود که میتوان انها را مشاهده ،اصلاح و یا حذف نمود . با استفاده از کلیدf6 میتوانیم جستجوی پیشرفته را بر روی فاکتور ها انجام دهیم و بر اساس شماره فاکتورها یا تاریخ ثبت فاکتورها ، به فاکتور یا فاکتورهای مورد نظرمان دسترسی پیدا کنیم. بافشردن کلیدf3 اقدام به صدور فاکتور جدید میکنیم . سیستم شماره فاکتور را طبق شماره فاکتورهای قبلی پیشنهاد میدهد و چنانچه در حال ثبت اولین فاکتور باشیم عدد یک را پیشنهاد می دهد ولی ما میتوانیم عدد را تغیییر دهیم و مثلا مطابق با شماره دسته فاکتور های دستی مجموعه خود،شماره فاکتور ها را وارد نماییم.
هنگام وارد کردن تاریخ فاکتور باید این نکته را در نظر بگیریم که تاریخ فاکتور نمیتواند زودتر از تاریخ سند افتتاحیه باشد و سیستم قادر به صدور فاکتور های پیش از تاریخ سند افتتاحیه نمیباشد. در قسمت طرف حساب، هم میتوانیم کد طرف حساب را وارد کنیم و هم میتوانیم نام طرف حساب را از لیست حسابها انتخاب کنیم،چنانچه طرف حساب قبلا برای سیستم تعریف نشده باشد و در لیست حسابها موجود نباشد، با زدن کلید f3 به قسمت تعریف حساب ها میرویم و طرف حساب را به لیست حسابها اضافه میکنیم.
به محض انتخاب طرف حساب اعتبار باقی مانده و مانده حساب او در زیر لیست سنگ ها نمایش داده میشود.در قسمت انبار هم میتوانیم کد انبار را وارد کنیم یا از لیست انبار ها ،انبار موردنظر را انتخاب کنیم و همچنین میتوان جهت ایجاد انبار با فشردن کلیدf3 وارد بخش انبار ها بشویم و انبار جدید را ایجاد نماییم.
در صورتیکه هنگام ایجاد حسابها برای حساب رانندگان نقش راننده را تیک زده باشیم لیست رانندگان نمایش داده خواهد شد و با انتخاب نام راننده شماره تماس و پلاک ماشین او نمایش داده خواهد شد و چنانچه برای راننده حساب باز نکرده باشیم ، با فشردن کلید f3میتوانیم نام راننده را به لیست اضافه کنیم.

نکته ای که در مورد رانندگان باید در نظر گرفت این است که اگر راننده ای تنها یکبار برای ما سنگ بیاورد و کرایه خود را نقدا دریافت نماید و مانده حساب نداشته باشد و حتی چک برای ایشان صادر نکرده باشیم دیگر نیازی نیست که برایش حساب جداگانه ای بازکنیم و به عنوان راننده متفرقه در نرم افزار معرفی کنیم ولی اگر راننده بابت کرایه خود چک دریافت کرد و یا کرایه خود یا بخشی از ان را طلبکار شد حتما باید برای او حساب جداگانه ایی ایجاد شود .
لازم به ذکر است که حساب راننده در فاکتور خرید سنگ فقط برای نسخه هایی از نرم افزار دارای اهمیت است که هنگام ثبت فاکتور خرید سنگ ،کرایه راننده را هم در فاکتور وارد میکنند . در سند مربوط به فاکتور ،راننده بابت ان کرایه بستانکار خواهد شد .برای نسخه هایی که فاقد این امکان می باشند، نوشتن نام راننده و تلفن و پلاک ماشین تنها برای داشتن اطلاعات راننده است و الزامی برای ورود ندارد.پس از وارد کردن شماره بارنامه اقدام به انتخاب سنگ خواهیم کرد.
میتوانیم کد سنگ مورد نظر را وارد کنیم یا با زدن کلید اینتر لیست سنگهای تعریف شده در تعاریف اولیه را مشاهده نموده و پس از جستجو در لیست انرا انتخاب کنیم .چنانچه سنگ خریداری شده در لیست سنگها وجود نداشت با فشردن کلیدf3 واردصفحه تعریف سنگ شده و سنگ جدید را ایجاد میکنیم و سپس انرا از لیست انتخاب میکنیم . ابعاد سنگ در فاکتور ها بر اساس واحد متر میباشد.مثلا عرض 40 سانت را 0.4 وارد میکنیم در مورد قطر سنگ چون در محاسبات ابعاد شرکت ندارد میتوانیم از اعداد صحیح استفاده کنیم مثلا قطر 2سانت را به جای 0.02 با همان عدد2 نمایش بدهیم.
میدانیم که فاکتورهای سنگ در اثر ضرب طول و عرض و تعداد و محاسبه متر مربع محاسبه میشوند. نرم افزار این امکان را دارد که چنانچه هر کدام از این ابعاد موجود نبود به صورت اتوماتیک انرا محاسبه نماید و نیازی به استفاده از ماشین حساب نخواهد بود .
به عنوان مثال اگر بخواهیم سنگ 40 طولی به اندازه 200متر مربع را خریداری کنیم، کافی است که از قسمت طول بدون وارد کردن عدد عبور کنیم و عرض را 0.4 و تعداد را 1 و متر مربع 200 وارد کنیم سیستم خودش طول را محاسبه کرده و عدد500 را در قسمت طول قرار میدهد و یا چنانچه بخواهیم 400 متر مربع سنگ 0.4 در0.4 را خریداری نماییم کافی است ابعاد طول و عرض را وارد کنیم پس در قسمت تعداد عدد یک را حذف کرده و اینتر میکنیم و در متر مربع 400 را وارد نماییم .
سیستم تعداد را محاسبه کرده و عدد 2500 را جایگزین خواهدکرد. حتی اگر هنگام ورود ابعاد به اشتباه طول و عرض را جا به جا وارد نماییم سیستم به صورت اتوماتیک ،عدد بزرگتر را در قسمت طول و عدد کوچکتر را در قسمت عرض وارد خواهد داد.

نکته!!
چنانچه به هر علتی کاربر نخواهد که سیستم ابعاد را به صورت اتوماتیک محاسبه کند یا اینکه کاربر به دلخواه خود بخواهد اعداد متر مربع یا طول و عرض را گرد نماید،کافی است در منوی تعاریف اولیه ،قسمت تنظیم مشخصات نرم افزار تیک مربوط به محاسبه متر مربع سنگ را غیر فعال کند و خودش به صورت دستی ابعاد سنگ خریداری شده را وارد نماید.
پس از انتخاب سنگ و وارد کردن قطر،طول و عرض سنگ مورد نظر می توانیم با فشردن کلید insert اطلاعات کاربردی اخرین قیمت خرید این سنگ،میانگین قیمت خرید سنگ،موجودی این سنگ در انبار ها،اخرین قیمت خرید از این طرف حساب و اخرین قیمت فروش این سنگ را مشاهده کنیم .

نکته!!
چون که قیمت هر سنگ بر اساس قطر و طول و عرض ان متفاوت است، لذا باید پس از وارد کردن ابعاد سنگ کلیدinsert را بزنیم تا اطلاعات کامل و صحیح را از سیستم دریافت نماییم. همچنین با فشردن مجدد دکمه insert اطلاعات از صفحه حذف خواهند شد.
پس از وارد کردن ابعاد سنگ و محاسبه متر مربع سنگ خریداری شده در قست بهای واحد،مبلغ سنگ خریداری شده را وارد میکنیم. چنانچه در تعاریف اولیه برای سنگهای مجموعه،بازه قیمت تعریف کرده باشیم میتوانیم حداقل قیمت خرید و حداکثر قیمت را با فشردن کلیدspace مشاهده کنیم و یا یکی از انها را انتخاب کنیم یا عدد مورد نظر خود را وارد نماییم.
بدیهی است که چنانچه کاربر اجازه ثبت قیمت خارج از محدوده تعیین شده را نداشته باشد سیستم اجازه ثبت مبلغ خرید خارج از محدوده مبالغ تعریف شده را نخواهد داد.برای کرایه سنگ به دو روش میتوان اقدام کرد،یک روش این است که بنا به تشخیص خود به هر سنگ مبلغ کرایه را اختصاص میدهیم و در ستون جمع کرایه در هر سطر وارد کنیم ، یا اینکه در پایین فاکتور خرید در قسمت مجموع کرایه کل مبلغ کرایه را وارد میکنیم و سیستم به صورت اتوماتیک بر اساس قطر سنگهای فاکتور و میزان متر مربع ،مبلغ کرایه را بین سنگهای موجود در هر سطر تقسیم نماید. برای انتخاب نحوه محاسبه کرایه باید در منوی تعاریف اولیه قسمت تنظیم مشخصات برنامه تیک محاسبه خودکار کرایه سنگ در هر سطر را فعال یا غیر فعال کنیم.
بدیهی است که چنانچه بابت فاکتوری مبلغ کرایه پرداخت نکرده باشیم در قیمت کرایه عدد صفر می گذاریم و در سند مبلغی بابت کرایه راننده محاسبه نخواهد شد.
مطلبی که باید به ان توجه داشت این است که ورود اطلاعات مربوط به هر سطر فاکتور در صورتی به درستی ذخیره میگردد که با زدن کلید اینتر ،ستون توضیحات به سطر بعد برویم . به عبارت دیگر اطلاعات هر سطر فاکتور پس ازاینکه سطر تایید شد،ذخیره میگردد.
پس از ورود اطلاعلات مربوط به سنگهای خریداری شده با زدن کلیدescبه قسمت توضیحات وارد میشویم و چنانچه توضیح خاصی در مورد فاکتور ثبت شده داشته باشیم در این قسمت وارد خواهیم کرد.این توضیح به عنوان شرح سند در اسناد حسابداری برای توضیح سند مربوط به این فاکتور نمایش داده خواهد شد. اگر بخواهیم مالیات بر ارزش افزوده برای این فاکتور محاسبه گردد تیک مربوط به مالیات تجمیعی را فعال میکنیم تا متناسب با در صدهای وارد شده در تعاریف اولیه اسناد مالیاتی ثبت گردند.
برای ثبت نهایی فاکتور دو گزینه در اختیار داریم. اگر بابت خرید فاکتور اقدامات مالی از قبیل پرداخت پرداخت وجه نقد ،چک و...انجام نداده باشیم با زدن کلید ثبت فاکتور یا کلیدf2 ، فاکتور را ثبت میکنیم و سند مربوطه صادر خواهد شد . چنانچه اقدامات مالی انجام شده باشد کلید حساب فاکتور را میزنیم و مبالغ پرداخت شده را وارد میکنیم.

حساب فاکتور:
در این قسمت جمع اقلام فاکتور با ارزش افزوده جمع شده و در مبلغ کل نمایش داده میشود. این مبلغ همزمان در انتهای صفحه در قسمت مانده نیز قابل مشاهده است. مطلب مهم برای ثبت حساب فاکتور این است که باید مبلغ مانده در انتهای ورود اطلاعات برابر با صفر شود تا بتوانیم حساب فاکتور را ثبت نماییم.
جهت حرکت برروی کادرهای ورود مبالغ از کلیدهای جهت نمای بالا و پایین استفاده میکنیم. برای ورود مبلغ در قسمت مبلغ نقدی و تخفیف تنها کافی است که مبلغ را درون کادر بنویسیم و با کلید جهت نما از کادر خارج شویم.
برای صدور چک باید بر روی کادر مربوطه کلید Enter را فشار دهیم تا کادر مرتبط با ورود اطلاعات چک باز شود. ابتدا صفحه لیست چک های مربوط به این فاکتور نمایش داده می شود .برای صدور چک جدید با زدن کلید F3 کادر مربوطه باز می شود و می توانیم اطلاعات مربوط به چک را وارد کنیم و در نهایت پس از وارد کردن اطلاعات چک های مرتبط با این فاکتور با زدن کلید F2 به صفحه حساب فاکتور باز خواهیم گشت و جمع چک های وارد شده در کادر مربوط به چک نمایش داده خواهد شد.
در قسمت پرداخت با کارت خوان نیز برروی کادر مربوطه رفته و با زدن کلید Enter لیست حساب های بانکی که در قسمت خزانه داری به سیستم اعلام کرده ایم که مربوط به کارتخوان هستند نمایش داده خواهد شد و مشخص می کنیم که چه مبلغی از چه کارتی کسر شد ، یا اینکه در فاکتورهای فروش مشخص خواهد شد به کدام حساب دارای کارتخوان وجه واریز شده است. اگر مبالغ پرداخت شده یا دریافت شده در حساب فاکتور به اندازه کل مبلغ فاکتور نبود مابقی را در قسمت بدهکار یا بستانکار وارد می کنیم تا مانده برابر صفر شود و بتوانیم حساب فاکتور را ثبت نماییم .

لینک کوتاه: